|
Đánh giá doanh nghiệp
(Được cung cấp bởi
Trung Tâm Thông
tin Kinh doanh Châu Âu)
Gửi thư và bản chào
hàng trực tiếp
Khi đă tuân thủ kế hoạch
xuất khẩu một cách có hệ thống và đă chọn lựa được thị trường mục
tiêu và các đối tác tiềm năng th́ phải thiết lập quan hệ trực tiếp.
Trong phần lớn các trường hợp, điều này có nghĩa lag phải gửi thư
trực tiếp cho các đại lư, nhà nhập khẩu bán buôn hoặc người mua t
rong ngành hàng. Cơ sỏ dữ liệu với địa chỉ liên hệ của các đối tác
tiềm năng có thể được t́m thấy trên Internet, danh bạ công ty, hoặc
do các tổ chức xúc tiến thương mại cung cấp, CBI (cũng có trên
Internet) hoặc các đại sứ quán (địa chỉ liên hệ, xem phụ lục). Không
nên đánh giá thấp tầm quan trọng của thư tín. Đó là cách giới thiệu
doanh nghiệp và nên được tŕnh bày đúng ư, chính xác và chỉnh chu.
Tài liệu về doanh nghiệp và sản phẩm tương ứng, và tài liệu về quy
cách kỹ thuật và chứng chỉ tiêu chuẩn nên được tŕnh bày bằng Tiếng
Anh một cách chi tiết. Cũng nên nhớ là hiệu quả tức th́ của thư tín
trực tiếp có xu hướng bị hạn chế. Doanh nhân ở Châu Âu khó nhớ ngày
tháng v́ liên tục nhận được thư tín trực tiếp. V́ vậy bất kỳ một
chiến dịch gửi thư trực tiếp nào cũng nên được tiếp nối bằng cuộc
gọi điện thoại hoặc viếng thăm trực tiếp. bên cạnh đó nên hết sức
chú ư đến các cơ sở dữ liệu về địa chỉ. Các cơ sở dữ liệu này trở
nên lạc hậu rất nhanh.
Khi cung cấp thông tin về
giá cả và các bản chào hàng, không nên chào cố định cho một khoảng
thời gian dài, mà nên chào mức giá theo thời điểm và tỷ giá ngoại
hối. Điều này sẽ giúp tránh những vấn đề phát sinh do biến động của
tỷ giá. Hơn nữa, các bản chào phải được ràng buộc với điều kiện được
xác nhận bằng văn bản. Tốt nhất là nên chào giá theo Incoterm 2000,
bằng USD hay Euro, nhưng phải nhớ là tỷ giá giữa USD và Euro có
thay đổi. Khi giao dịch với các bạn hàng ở các nước ngoài khu vực có
đồng Euro, ví dụ như Anh, Hy Lạp, Đan Mạch, Thuỵ Điển, th́ bản chào
bằng USD hay tiền bản địa của nước đó sẽ thích hợp hơn (chi tiết về
Incoterm và tiền tệ, xin xem dưới đây). Các nhà xuất khẩu ở các nước
đang phát triển không nên nghĩ về EU như một thị trường có thể đem
lại lợi nhuận ngay. V́ tính cạnh tranh cao nên độ chênh giá rất nhỏ.
Chính v́ vậy nên chào sát giá.
Viếng thăm trực tiếp
Nếu nhận được phản hồi đầy
triển vọng của các đối tác Châu Âu, có thể tiến hành bước tiếp theo
là tổ chức một chuyến đi công tác. Chuyến đi cho phép nhà xuất khẩu
thiết lập mối quan hệ trực tiếp với đối tác ở mức cá nhân. Đồng thời
có thể lấy được mẫu sản phẩm tương tự (hàng thay thế) hiện có trên
thị trường mục tiêu, để so sánh giá, chất lượng, thiết kế và bao b́.
Điều này rất quan trọng v́ trong phần lớn các trường hợp, sản phẩm
xuất khẩu tiềm năng phải được địa phương hoá trước khi tung ra một
cách thành công trên thị trường. chuyến thăm định hướng đến các
triển lăm thương mại kết hợp đến thăm một số doanh nghiệp có thể là
sự kết hợp rất hiệu quả.
Quản
lư trong môi trường đa văn hoá
Thiết lập các mối quan hệ
kinh doanh đ̣i hỏi phải có nỗ lực đeer xây dựng cầu nối. Tập quán và
phong tục luôn luôn là những vấn đề xuất hiện trong quan hệ kinh
doanh quốc tế, ngay cả sau khi hai bên đối tac đă có bước t́m hiểu
kỹ lưỡng trước đó. Điều này đặc biệt đúng với các nước Tây Bắc Âu,
nơi các nhà nhập khẩu rất thận trọng trong việc chọn nhà cung cấp.
Họ sẽ không chỉ nghiên cứu sản phẩm rất kỹ lường mà c̣n t́m hiểu về
phương tiện sản xuất của đối tác. Hơn nữa, họ có đặc điểm là tiếp
cận rất chặt chẽ. Trong một số trường hợp điều này có thể dẫn tới cú
sốc văn hoá đối với các nhà xuất khẩu ở các n ưo ức đang phát
triển. Điều này càcg đúng hơn v́ thị trường EU là thị trường của
người mua, nơi người mua chủ động. Các nhà mua hàng Châu Âu thường
xuyên đ̣i hỏi phải có sự chỉn chu về sản phẩm. Cạnh tranh rất khốc
liệt nên người mua có ưu thế đàm phán tuyệt vời.
Độ
tin cậy và liên lạc nhanh chóng
Chữ tín và độ tin cậy là
hai từ mấu chốt để quan hệ thành công. Về mặt này, liên lạc nhanh
chóng và thái độ cởi mở, trung thực chắc chắn sẽ đem lại kết quả.
Chậm trả lời các câu hỏi, giao hàng chậm, giao hàng có chất lượng
thấp hơn quy định, hoặc cường điệu năng lực sản xuất sẽ triệt tiêu
các nỗ lực thiết lập quan hệ kinh doanh lâu dài.
Thư điện tử (căng
thẳng)
Để thiết lập và duy tŕ
liên lạc với các đối tác kinh doanh, thư điện tử là một phương tiện
tuyệt vời. Phương tiện này đă nhanh chóng trở thành phương tiện liên
lạc chủ yếu trong giới kinh doanh toàn cầu. Thư điện tử đă cho phép
giữ liên lạc thường xuyên và trả lời nhanh chóng các yêu cầu chào
hàng. nếu doanh nghiệp làm được như vậy th́ h́nh ảnh của doanh
nghiệp sẽ được cải thiện. Tuy nhiên, chỉ dùng thư điện tử th́ chưa
đủ. Thư điện tử nên được dùng để kết hợp với các phương tiện liên
lạc khác, bao gồm cả các chuyến viếng thăm cá nhân và điện thoại.
Một trong những lư do là v́ sự phổ biến nhanh chónh của thư điện tử
làm nảy sinh sự khó chịu, bực bội và các vấn đề về quản lư. V́ gửi
thư điện tử rất nhanh và rẻ nên lượng thu điện tử trao đổi là
khổng lồ. Thư từ chất đống trong hộp thư b́nh thường vốn đă thường
xuyên làm tâm trí của doanh nhân trở nên bất ổn. Tuy nhiên ngày nay,
lượng thư điện tử đỏ vào ḥm thư không ngừng c̣n gây bực ḿnh hơn.
T́nh h́nh c̣n tồi tệ hơn nhiều so với thời kỳ dùng thư thông thường.
Mọi người phải hiểu rơ một t́nh h́nh là ngày nay các doanh nhân Châu
Âu không háo hức nhận thư điện tử gửi đến, mà hoàn toàn ngược lại.
Doanh nhân hầu như không dám kiểm tra thư. Khi phải xem hộp thư,
doanh nhân cố gắng lướt qua phần lớn thư điện tử, và huỷ đi rất
nhiều sau khi chỉ xem tiêu đề hay ḍng thư đầu tiên. Hằng ngày, phải
lặp lại nỗ lực để giải quyết tất cả các thư điện tử (“căng thẳng thư
điện tử” và “hội chứng thư điện tử”). Đó là lư do tại sao khi tiến
hành chiến dịch tiếp thị bằng thư điện tử đem lại kết quả rất khiêm
tốn hoặc không đem lại kết quả ǵ cả. Thư điện tử doanh nghiệp gửi
đi có thể không được mở ra mà bị huỷ khỏi hộp thư đến mà chưa được
đọc.
V́ vậy đừng hy vọng quá
nhiều khi tién hành chiến dịch gửi thư điện tử trực tiếp. Nếu đă
quyết định tiến hành th́ luôn phải có hoạt động tiếp theo là gửi thư
fax, gửi thư thông thường hay g ọi điện thoại. Bên cạnh đó, đối với
mọi giao dịch bằng thư điện tử, nên tuân thủ các hướng dẫn gửi thư
điện tử, hay c̣n gọi là Netiquette.
Hướng dẫn gửi thư điện
tử.
·
Ḍng tiêu đề phải rất rơ ràng
·
Thư
nên ngắn gọn
·
Thư
nên gửi cho người cụ thể
·
Trả
lời thư nhanh chóng
·
Nên
dùng chữ kư cá nhân ở cuối bức thư, với địa chỉ đầy đủ kèm theo
·
Thư
điện tử nên cài chức năng tự động trả lời khi đi vắng, để người gửi
biết khi nào người nhận trở về hay phải liên lạc với ai trong thời
gian người nhận đi vắng
·
Tuy
thư điện tử là phương tiện liên lạc nhanh nhưng nên bỏ chút thời
gian để kiểm tra lỗi chính tả
·
Khi
gửi thư hàng loạt, nên cài chức năng giấu phần địa chỉ đồng gửi
·
Không nên dùng chữ hoa v́ như vậy sẽ bị coi là “quát tháo” trên
Internet
·
Không nên gửi file lớn hoặc h́nh ảnh mà không được phép v́ có thể
phải mất nhiều thời gian để tải file hay h́nh ảnh. Làm cho người
nhận bực ḿnh.
V́ gửi và nhận tin có thể
nhanh chóng và không phải qua bàn thư kư nên có thể xoa nhăng viêc
lưu trữ tin. Nên lưu trữ thư điện tử bằng cách dùng hệ thống lưu trữ
điện tử hay lưu những bản tin đă được in ra giấy. |
